Der Praktische Leitfaden „Quality Assurance and Improvement Program” (Qualitätssicherungs- und -verbesserungsprogramm) gehört zu den dringend empfohlenen Richtlinien der internationalen Berufsgrundlagen (International Professional Practices Framework – IPPF) für die Interne Revision und enthält eine ausführliche Anleitung für die Durchführung von internen Revisionstätigkeiten sowie detaillierte Prozesse, Verfahren, Werkzeuge, Techniken, Programme, schrittweise Anleitungen und Ergebnisbeispiele.
Die folgenden Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (Standards) sind bei der Entwicklung eines Programms zur Qualitätssicherung und -verbesserung zu beachten:
Ein Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung hilft, die Qualität der Internen Revision zu beurteilen, um Empfehlungen für Verbesserungen abgeben zu können. Solch ein Programm ermöglicht eine Beurteilung z.B. folgender Faktoren:
Der Leiter der Internen Revision sollte ein auf seine Organisation zugeschnittenes Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung entwerfen; generell haben jedoch alle Programme die gleiche Zielsetzung:
Die Qualitätsbeurteilung sollte die gesamte Prüfungstätigkeit sowohl auf Auftragsebene, als auch auf der Aktivitätsebene umfassen. Die Qualität kann extern und intern beurteilt werden. Durch einen kontinuierlichen Überwachungsprozess kann sichergestellt werden, dass Prozesse effektiv ausgeführt werden, um bei jeder Prüfung eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Im Rahmen einer regelmäßigen Selbstbeurteilung kann die Leistung beurteilt und Möglichkeiten für die Verbesserung von Prozessen und Verfahren aufgezeigt werden. Weiterhin kann festgestellt werden, ob die Ziele und Kriterien, die für das Qualitätssicherungs- und -verbesserungsprogramm genutzt werden noch aktuell, angemessen und gültig sind. Mindestens alle fünf Jahre muss eine Beurteilung durch einen externen Prüfer erfolgen.
Bei der Beurteilung durch einen externen Prüfer gibt es zwei Möglichkeiten, eine unabhängige Einschätzung durchführen zu lassen:
Die Anforderungen des Standards 1312 – Externe Beurteilungen können auch eingehalten werden, wenn ein sog. „Peer Review“ durchgeführt wird, bei dem Experten der gleichen Branche einer anderen Organisation die Qualitätssicherung durchführen. Wichtig dabei ist, dass die Kriterien zur Unabhängigkeit und Qualifikation beachtet werden. Weitere Details dazu finden sich in den Praktischen Ratschlägen 1312-1 – Externe Beurteilungen, 1312-2 – Externe Beurteilungen: Selbstbeurteilung mit unabhängiger Überprüfung, 1312-3 – Unabhängigkeit eines Externen Beurteilungsteams im privaten Sektor und 1312-4 – Unabhängigkeit eines Externen Beurteilungsteams im öffentlichen Sektor.
Jedes Programm zur Qualitätssicherung- und -verbesserung sollte eine Beurteilungsskala enthalten, mit der die Übereinstimmung der internen Prüfungstätigkeit mit den Standards gemessen werden kann.
Die in Deutschland gültige Skala des Deutschen Instituts für Interne Revision e.V. (DIIR) umfasst vier Notenstufen:
Ein Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung kann auf viele verschiedene Weisen entwickelt werden; ein wichtiger Aspekt bei der Entwicklung eines solchen Programms ist z.B. die Definition der folgenden Punkte:
Die Förderung der kontinuierlichen Optimierung ist das Ziel eines jeden Programms zur Qualitätssicherung- und -verbesserung Der PDCA-Zyklus (Plan – Do – Check – Act) beinhaltet vier Schlüsselelemente, die sich wechselseitig beeinflussen:
Das Programm zur Qualitätssicherung und -verbesserung soll nicht auf den Standards, sondern auf Programmbausteinen basieren. Zu nennen sind Führung und Überwachung, Berufspraxis und Kommunikation. Für jede dieser Aktivitäten sind Elemente zu bestimmen, für welche Ziele und Kriterien zu definieren sind. Zudem ist die zugehörige Dokumentation zu prüfen, um das Maß an Übereinstimmung mit der Definition der Internen Revision, dem Ethikkodex, den Standards und den Erwartungen von Stakeholdern bestimmen zu können. Nach der Beurteilung der Ziele und der Überprüfung der Dokumentation, sollte eine Beurteilung aufbauend auf der oben genannten Skala abgegeben werden. Schwächen und Empfehlungen sind zu dokumentieren.
Die Ergebnisse des kontinuierlichen Überwachungsprozess sind einmal jährlich an das Überwachungsorgan und andere wichtige Stakeholder zu übermitteln. Die Ergebnisse der regelmäßigen Selbstbeurteilungen oder externer Beurteilungen müssen dem Überwachungsorgan zeitnah nach Fertigstellung berichtet werden.
Mindestens jährlich sollte das Programm zur Qualitätssicherung- und -verbesserung überprüft und ggf. abgeändert werden, wobei folgende Aspekte berücksichtigt werden können:
Der Anhang des Praktischen Leitfadens besteht aus folgenden Teilen:
Für den vollständigen Text des Praktischen Leitfadens zum Programm der Qualitätssicherung und -verbesserung vgl. die Praktischen Leitfäden sowie die Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (www.theiia.org oder www.diir.de).
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