Vor-Ort-Phase

• Silvia Puhani

Die Vor-Ort-Phase sollte mit einem Eingangsgespräch auf Managementebene beginnen. Dieses führt der Prüfungsleiter ggf. mit Unterstützung seiner Führungskraft mit einem hochrangigen Vertreter des geprüften Bereichs (z. B. dem Bereichsleiter) durch. Werden mehrere Bereiche geprüft, sollte je Bereich jeweils ein Gespräch geführt werden. Die in der Prüfung hauptsächlich befragten Personen, meist Sachbearbeiter, gehören in der Regel nicht zum Teilnehmerkreis.
Aus Sicht der Internen Revision sollten in dem Gespräch folgende Ziele erreicht werden:
- In den ersten Minuten eine gute Atmosphäre schaffen (Ein guter Start ist der Beginn von einem guten Ende) und eine gute Arbeitsbeziehung aufbauen.
- Den Prüfungsauftrag sowie dessen Sinn erläutern.
- Den Prüfungsleiter durch das vertretene Revisionsmanagement gegenüber dem Management des Fachbereichs wirksam in sein Amt einführen.
- Die Teammitglieder mit ihren jeweiligen Aufgabenbereichen vorstellen.
- Transparenz über Prüfungsaktivitäten schaffen. Über das Ziel, die Themen, den Umfang, den Ablauf und die zeitliche Planung der Prüfung informieren.
- Das Management des Fachbereichs zu den Stärken und Schwächen des Prüfungsgegenstandes befragen.

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