Der Praktische Leitfaden „Auditing Executive Compensation and Benefits” (Prüfung von Vergütung und Prämien) gehört zu den dringend empfohlenen Richtlinien der internationalen Berufsgrundlagen (International Professional Practices Framework – IPPF) für die Interne Revision und enthält eine ausführliche Anleitung für die Durchführung von internen Revisionstätigkeiten sowie detaillierte Prozesse, Verfahren, Werkzeuge, Techniken, Programme, schrittweise Anleitungen und Ergebnisbeispiele.

Nach dem Praktischen Leitfaden ist ein starkes Internes Kontrollsystem (IKS) im Bereich der Vergütung von Führungskräften notwendig, da sich das Management oftmals in der Situation befindet, seine eigene Vergütung festzulegen. Die Interne Revision hat dafür zu sorgen, dass in diesem sensiblen Bereich effektive Kontrollen vorhanden sind. Für die Planung und Durchführung der Prüfung muss der Leiter der Internen Revision die Risiken, die mit der Vergütung von Führungskräften verbunden sind, kennen.

Im Praktischen Leitfaden sind verschiedene, die Vergütung von Führungskräften betreffende Risiken erläutert:

• Arbeitsmarktrisiken
• Risiken der Regeleinhaltung (Compliance)
• Risiken in Bezug auf die finanzielle Berichterstattung
• Reputationsrisiken
• Operative Risiken
• Risiken von externen Geschäftsbeziehungen

Die Interne Revision sollte festlegen, ob die Prüfung der Vergütung und Prämien von Führungskräften einzeln oder in mehreren Schritten ausgeführt werden soll. Die Prüfung der Vergütung und Prämien von Führungskräften ist ein abteilungsübergreifendes Thema, sodass der Leiter der Internen Revision die Prüfung gegebenenfalls in einzelne Schritte gliedern sollte, welche die verschiedenen Abteilungen betreffen. Generell ist die Vergütung der Führungskräfte ein Bestandteil des Prozesses der Mitarbeitervergütung, so dass keine übergreifende Prüfung der Prozesse durchgeführt werden sollte und auf die Prüfung der Mitarbeitervergütung aufbauend nicht alle Teilbereiche neu geprüft werden müssen. Der Praktische Leitfaden empfiehlt, z.B. die Bereiche Gehaltsabrechnung, Verbindlichkeiten und Überweisungen in getrennten Prüfungen zu bearbeiten.

Der Leiter der Internen Revision hat zu entscheiden, ob er die Prüfung der Vergütung und Prämien von der Geschäftsführung / des Überwachungsorgans und externer Geschäftsbeziehungen mit in die Prüfung aufnimmt. Sollte auf die Interne Revision Druck von Seiten des Managements ausgeübt werden, sollte die Geschäftsführung / das Überwachungsorgan Unterstützung unterstützen.

Die Geschäftsführung / das Überwachungsorgan sieht sich dem Interessenskonflikt ausgesetzt, einerseits ein attraktives und motivierendes Vergütungssystem entwickeln zu müssen und andererseits die Interessen der Shareholder zu vertreten.

Bei der Entwicklung eines Prüfungsplanes im Hinblick auf die Geschäftsführung / das Überwachungsorgans sind verschiedene Dinge zu beachten:

• Sind die Mitglieder des Überwachungsorgans für ihre Aufgabe qualifiziert?
• Erhält das Überwachungsorgan relevante Informationen bezüglich der Vergütung und Prämien von Führungskräften und werden diese richtig ausgewertet?
• Wird die Vergütung der Geschäftsführung durch das Überwachungsorgan festgelegt?
• Wie schätzt das Überwachungsorgan seine Unabhängigkeit und die erhaltenen Informationen ein?
• Wird die Geschäftsführung regelmäßig vom Überwachungsorgan beurteilt und ist die Vergütung an diese Kriterien geknüpft?
• Beachtet das Überwachungsorgan die Auswirkungen der Vergütung auf die Mitarbeiterbindung?
• Werden Arbeitsverträge mit der Geschäftsführung unterzeichnet und werden diese Verträge sowie die Bedingungen regelmäßig überprüft?
• Besteht eine Vergütungsstrategie und ist diese mit den Zielen der Organisation verbunden?

Bei der Entwicklung eines Prüfungsplanes bezüglich des Managements sind verschiedene Dinge zu beachten:

• Richtlinien und Prozesse bezüglich der Vergütung
• Gehaltsauszahlung
• Prozess der Verbindlichkeiten
• Kassenführung
• Ergebnisse der Prüfungen anderer Prüfer
• Marktanalysen, Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit und Benchmarking
• Öffentliche Wahrnehmung
• Arbeitsverträge und Vereinbarungen zum Kündigungsschutz
• Umsatzstatistiken
• Anlagen und Ausstattung
• Finanzielle Berichterstattung
• Zulassungsanträge
• Unrechtmäßig erhaltene doppelte Bezüge
• Lohnsteuer
• Kriterien für die Kalkulation der Vergütung
• Aushebelung von Kontrollen im Bereich der Vergütung und Prämien

Oftmals werden die Gehaltsabrechnung und das Rechnungswesen an externe Dienstleister ausgelagert, was zu Risiken für die Organisation führen kann. Sollte dies vorkommen, sollte folgendes bei der Erstellung des Prüfungsprogrammes beachtet werden:

In der eigenen Organisation:

• Ist in den Verträgen festgelegt, dass eine Prüfung durchgeführt werden kann und sind Anforderungen an die Geheimhaltung definiert?
• Nach welchen Kriterien werden Dienstleister ausgewählt?
• Wie wird die Leistung der Dienstleister beurteilt?
• Welchen Anteil an den Gebühren hat die Bearbeitung der Abrechnungen von Führungskräften im Vergleich zu anderen Mitarbeitern?
• Wie werden Kontrollen des Dienstleisters überprüft?

In der Organisation des Dienstleisters:

• Bestehen ausreichende IT-Kontrollen, um die Informationen der Organisation zu schützen?
• Werden Auszahlungen an Führungskräfte richtig durchgeführt, und stehen diese in Einklang mit den Richtlinien?
• Gibt es Beweise für Ausgaben zur Unterhaltung der Führungskräfte und ist dies mit den Richtlinien beider Organisationen vereinbar?
• Gibt es Interessenskonflikte beim externen Dienstleister?

Im Anhang des Praktischen Leitfadens werden verschiedene Arten von Vergütungen und Vergünstigungen beschrieben.

Für den vollständigen Text des Praktischen Leitfadens zur Prüfung von Vergütung und Prämien von Führungskräften vgl. die Praktischen Leitfäden sowie die Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (www.theiia.org oder www.diir.de).

Literatur:

• The Institute of Internal Auditors (IIA): International Professional Practices Framework (IPPF) 2013, Altamonte Springs, Florida, USA
• IPPF – Auditing Executive Compensation and Benefits, April 2010, Altamonte Springs, Florida, USA