Das Kontrollumfeld dient als Fundament eines IKS und stellt den Rahmen dar, innerhalb dessen die Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen eingeführt und angewendet werden. Es ist geprägt durch die Grundeinstellungen, das Problembewusstsein und das Verhalten des Managements in Bezug auf das IKS.
Die wesentlichen Faktoren, die das Kontrollumfeld in einer Organisation prägen, sind die
Die Inhalte der wesentlichen das Kontrollumfeld prägenden Faktoren sind im COSO-Report wie folgt beschrieben (vgl. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO): Internal Control – Integrated Framework. September 1992):
Integrität und ethische Werte sind ein Produkt der Unternehmenskultur und äußern sich häufig in einem Verhaltens- und Ethikkodex. Anreize und Versuchungen (wie z.B. Druck zur Erreichung unrealistischer Ziele, Prämien abhängig von außergewöhnlich hohen Leistungen, Möglichkeit unangemessene Aktivitäten leicht zu verbergen, unwesentliche Strafen und die fehlende Anleitung zur Durchführung richtiger Handlungen) beeinflussen die Integrität und die ethischen Werte in einem Unternehmen.
Mögliche Beispiele für Ausprägungen und Einflussfaktoren auf die Integrität und die ethischen Werte im Unternehmen können sein:
Die Vorgehensweise des Unternehmens bei der Neueinstellung, Tätigkeitsbeurteilung, Beförderung, Vergütung und Kündigung von Mitarbeitern sowie die Identifikation von Kompetenzniveaus für jede Stelle im Unternehmen und die Ausgewogenheit vom Grad der Überwachung, der Befugnisse und das einem Mitarbeiter entgegen gebrachte Vertrauen sind Ausdruck des Bekenntnisses vom Management zur fachlichen Kompetenz. Das Bekenntnis zur fachlichen Kompetenz wird durch angemessene Disziplinarmaßnahmen im Unternehmen unterstützt.
Mögliche Beispiele für Ausprägungen und Einflussfaktoren auf das Bekenntnis zur fachlichen Kompetenz im Unternehmen können sein:
Das Überwachungsorgan, wie z.B. Aufsichtsrat oder Beirat sowie ggf. ein Prüfungsausschuss, sollte unabhängig vom Management sein. Die Identifikation und Kontrolle von Risiken durch das Management sollte durch das Überwachungsorgan geprüft werden. Das Überwachungsorgan sollte eine gut informierte, wachsame und effektive Überwachungsfunktion im Unternehmen sein, die Finanzexperten in ihren Reihen hat. Aufsichtsrat, Beirat oder ggf. ein Prüfungsausschuss steht in direkter Verbindung mit den externen und internen Revisoren. Protokolle belegen und dokumentieren die Tätigkeit des Überwachungsorgans.
Mögliche Beispiele für Ausprägungen und Einflussfaktoren auf die Überwachungstätigkeit des Aufsichtsrats bzw. der Gesellschafterversammlung können sein:
Der Stil des Managements beeinflusst das „akzeptierte“ Verhalten der Mitarbeiter im Unternehmen (z.B. in der Situation, wenn das Management versucht, seine Ziele durch das Eingehen unverhältnismäßiger Risiken oder die Manipulation von Leistungskennzahlen zu erreichen, indem es z.B. Budgets abändert, um Abweichungen zu vermeiden).
Mögliche Beispiele für Ausprägungen und Einflussfaktoren auf die Philosophie und das Geschäftsgebaren des Managements können sein:
Die Organisationsstruktur legt den Grad der Zentralisierung bzw. Dezentralisierung von Autoritäten fest. Die Angemessenheit der Berichtsstrukturen, die Organisation der Rechnungslegungsabteilung und die Interaktion mit anderen Gruppen sowie Funktionstrennung zwischen Initiierung und Verbuchung von Transaktionen sind Aspekte der Organisationsstruktur.
Mögliche Beispiele für Ausprägungen und Einflussfaktoren auf die Organisationsstruktur können sein:
Mögliche Beispiele für Ausprägungen und Einflussfaktoren auf die Zuordnung von Weisungs-rechten und Verantwortung können sein:
Richtlinien für Einstellungen, Aus- und Fortbildung, Beurteilungen, Beförderungen, Vergütung und Entlassungen sind Bestandteile von Grundsätzen der Personalpolitik (z.B. Einstellung der am besten qualifizierten Mitarbeiter mit Nachweis von Integrität und ethischem Verhalten, sog. Background Checks, kontinuierliche und individuelle Aus- und Fortbildung, Beförderungen basierend auf regelmäßigen Beurteilungen, klare Regelungen für Prämien und Boni, um ethisches Verhalten zu motivieren sowie angemessene disziplinarische Maßnahmen bei Nichteinhaltung von Richtlinien).
Mögliche Beispiele für Ausprägungen und Einflussfaktoren auf die Grundsätze der Personalpolitik können sein:
Das Kontrollumfeld beeinflusst wesentlich das Kontrollbewusstsein der Mitarbeiter. Ein günstiges Kontrollumfeld ist Voraussetzung für die Wirksamkeit des IKS. Ein ungünstiges Kontrollumfeld kann die Gefahr in sich bergen, dass im IKS eingerichtete Regelungen von den Mitarbeitern nicht oder nur der Form halber angewendet werden. Ein günstiges Kontrollumfeld allein kann jedoch die Wirksamkeit des IKS nicht gewährleisten.
In diesem Zusammenhang ist auch der sog. „Tone at the Top“ von entscheidender Bedeutung. Der „Tone at the Top“ beschreibt die Haltung bzw. die Einstellung der Unternehmensleitung, die widerspiegelt, welcher Stellenwert z.B. einem angemessenen IKS auf oberster Ebene beigemessen wird.
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