Der Praktische Ratschlag „2320-2 Ursachenanalyse“ (2320-2 Root Cause Analysis) unterstützt die Interne Revision bei der Anwendung des Standards „2320 Analyse und Bewertung“ (2320 Analysis and Evaluation), der zu den Ausführungsstandards der Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision gehört.

Der Praktische Ratschlag 2320-2 definiert Ursachenanalyse als Identifizierung der Ursache eines eingetretenen Sachverhalts und meint damit ein hervorgerufenes Problem, Fehler, Zuwiderhaltung oder verpasste Möglichkeiten. Interne Revisoren sollten nicht nur den Sachverhalt schildern, sondern auch die dazu führenden Ursachen erläutern, um die langfristige Effektivität und Effizienz der Geschäftsprozesse zu optimieren. Darüber hinaus wird empfohlen Ursachenanalysen aus Objektivitäts- und Unabhängigkeitsgründen von der Internen Revision durchführen zu lassen, zumal diese meist über ein breites Detailwissen verfügt.

Eine Ursachenanalyse unterstützt bei der Identifikation von Gründen für das Eintreten bestimmter Ereignisse. Eine wirksame Ursachenanalyse mit zugehöriger Schwachstellenbeseitigung hilft, die Wiederholungswahrscheinlichkeit eines eingetretenen Ereignisses zu minimieren. Dabei unterstützt die Ursachenanalyse vor allem eine proaktive Handlungsweise des Unternehmens und vermeidet Mehrarbeit. Der Ressourcenaufwand soll in einem angemessenen Verhältnis zu den möglichen Auswirkungen eines bereits eingetretenen oder potentiellen Ereignisses stehen. Bei komplexeren Ereignissen sollte sich der Revisor über den Zeitaufwand, die erforderliche Qualifikation und den Umfang der Beurteilung im Klaren sein.

Mögliche Hindernisse bei der Umsetzung können dabei ein Zögern des Managements bei der Unterstützung der Internen Revision und eine Ablehnung der Durchführung aus Kapazitätsgründen sein. Ebenso kann die Identifikation der Kernursache ein Problem darstellen und/oder die Interne Revision wird irrtümlich als Managementfunktion angesehen (Wahrnehmungsrisiko). Eine präzise, objektive und abgestimmte Ursachenanalyse sollte durch die Interne Revision vorgelegt werden.

Meist sind Entscheidungen, Tätigkeiten und Unterlassungen einer oder mehrerer Personen Kernursache für eingetretene Ereignisse. Dennoch muss die Interne Revision auch weitere unternehmensinterne Faktoren in Betracht ziehen und greift bei der Analyse häufig auf einschlägige Methoden wie z.B. die „5 Warum-Fragen“, die Analyse von Ausfällen und deren Wirkungen, das SIPOC-Diagramm (Supplier, Inputs, Processes, Outputs and Customers), Flowcharts, Fischgräten-Diagramme, qualitätskritische Messgrößen, Paretodiagramme oder statistische Korrelationen zurück.

Für den vollständigen Text des Praktischen Ratschlags „2320-2 Ursachenanalyse“ (2320-2 Root Cause Analysis) sowie dem zugehörigen Standard „2320 Analyse und Bewertung“ (2320 Analysis and Evaluation) vgl. die Praktischen Ratschläge sowie die Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (www.theiia.org oder www.diir.de).

Literatur:

• The Institute of Internal Auditors (IIA): International Professional Practices Framework (IPPF) 2011, Altamonte Springs, Florida, USA
• Deutsches Institut für Interne Revision (DIIR), Frankfurt am Main, Institut für Interne Revision Österreich (IIA Austria), Wien und Schweizerischer Verband für Interne Revision (IIA Switzerland), Zürich (Hrsg.): Internationale Standards und Praktische Ratschläge für die berufliche Praxis der Internen Revision 2011