Prüfleitfaden „E-Procurement“

• IIR-Arbeitskreis „Revision der Anlagen- und Materialwirtschaft“

Das Internet ist heute in allen Einkaufsabteilungen mittlerer und größerer Unternehmen verfügbar und als Werkzeug zur Informationssuche und Kommunikation bereits unverzichtbar geworden. Eine intensive Nutzung kann den Einkauf insbesondere von operativen Tätigkeiten entlasten. Vor allem die Beschaffung von geringwertigen Gütern (im Allgemeinen als C-Teile bezeichnet) beinhaltet häufig viele Arbeitsschritte, die, gemessen am Beschaffungswert, zu einem unverhältnismäßig hohen Beschaffungsaufwand führen.

Mit einem E-Procurement-System wird dem Einkauf die Möglichkeit gegeben, die einzelnen Prozesse der Beschaffung von der Bedarfsplanung über die Lieferantenauswahl, Bestellung bis hin zur Lieferung und Zahlung durch den Einsatz von internetbasierenden Technologien neu zu gestalten. Die Beschaffungsabläufe werden automatisiert und beschleunigt, die Kosten transparenter, kontrollierbarer und minimiert. Dem Einkauf steht dadurch mehr Zeit für die strategische Beschaffung zur Verfügung.

Dieser Prüfungsleitfaden befasst sich schwerpunktmäßig mit der Implementierung und der Gestaltung der Teilprozesse des E-Procurement. Zur Prüfung der IT-Sicherheit hat der IIR-Arbeitskreis „IT-Revision“ einen Leitfaden „E-Business“ entwickelt; das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie stellt ein Handbuch „Sicherheit bei E-Commerce“ zur Verfügung. Dem E-Procurement wird für die nächsten Jahre ein überproportionales Wachstum prognostiziert. Aus Sicht des Arbeitskreises ist es wichtig, dass sich die Interne Revision frühzeitig mit diesem Thema auseinandersetzt und in die Planung solcher Projekte eingebunden wird.

Seiten 204 - 212