Der Praktische Ratschlag „2330.A1-2 Gewähren von Zugang zu den Arbeitspapieren“ (2330.A1-2 Granting Access to Engagement Records) unterstützt die Interne Revision bei der Anwendung des Standards „2330 Aufzeichnung von Informationen“ (2330 Documenting Information), der zu den Ausführungsstandards der Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision gehört.

Der Praktische Ratschlag 2330.A1-2 empfiehlt der Internen Revision, bei rechtlichen Sachverhalten einen Rechtsexperten einzubeziehen. Der Inhalt von Arbeitspapieren ist vertraulich und basiert sowohl auf Fakten als auch auf Meinungen. Demnach kann dieser von Außenstehenden falsch interpretiert werden. Im Gegensatz zu Strafverfahren, wo Arbeitspapiere meist zugänglich gemacht werden, wird dies in zivilrechtlichen Verfahren von der für das Unternehmen relevanten Rechtsordnung abhängig gemacht. Zugang und Kontrollen können unabhängig vom Speichermedium frei geregelt werden.

Die Interne Revision legt den Inhalt der Arbeitspapiere, das Format, die Aufbewahrungsfristen und den Umgang mit Nacharbeitungsvermerken fest. Des Weiteren werden – in Abhängigkeit von Branche und Rechtssystem – Verantwortlichkeiten für Kontrolle und Sicherheit bestimmt, Zugangsbefugnisse geklärt und der Umgang mit Zugangsanfragen geregelt. In den Zugangsregelungen können dabei z.B. Unklarheiten bereinigt, Mitarbeiterschulungen durchgeführt und künftige Zugangsanfragen identifiziert werden.

Ebenso sind Geschäftsleitung, Überwachungsorgan und leitende Führungskräfte über Zugangsrisiken aufzuklären. Übermittelt der Interne Revisor die Arbeitspapiere, so sind diese nur nach Maßgabe der definierten Regelungen, in einer nicht manipulierbaren Form und mit entsprechender Kennzeichnung als „vertraulich“ mit dem Hinweis, dass die Weiterverbreitung nicht ohne Zustimmung zulässig ist, weiterzugeben.

Für den vollständigen Text des Praktischen Ratschlags „2330.A1-2 Gewähren von Zugang zu den Arbeitspapieren“ (2330.A1-2 Granting Access to Engagement Records) sowie dem zugehörigen Standard „2330 Aufzeichnung von Informationen“ (2330 Granting Access to Engagement Records) vgl. die Praktischen Ratschläge sowie die Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (www.theiia.org oder www.diir.de).

Literatur:

• The Institute of Internal Auditors (IIA): International Professional Practices Framework (IPPF) 2011, Altamonte Springs, Florida, USA
• Deutsches Institut für Interne Revision (DIIR), Frankfurt am Main, Institut für Interne Revision Österreich (IIA Austria), Wien und Schweizerischer Verband für Interne Revision (IIA Switzerland), Zürich (Hrsg.): Internationale Standards und Praktische Ratschläge für die berufliche Praxis der Internen Revision 2011